Para llevar una contabilidad administrada es importante seleccionar al profesional contable adecuado, que tenga visión estratégica del futuro y sea ordenado, pero también es necesario poner a su disposición toda la documentación pertinente, así como las herramientas tecnológica que faciliten su trabajo y garanticen la precisión de los registros.
Estos son algunos consejos útiles sobre cómo llevar una contabilidad ordenada en todo momento: Digitalizar las operaciones contables. La emisión de facturas electrónicas es ya una obligación en México. Esto ha forzado a las empresas a adquirir software que, además de esa función, también ayuda a reducir errores en la introducción de datos, asentar y evaluar con precisión ingresos y gastos, estimar costos, etc. Conjuntar los documentos por tipo. El orden requiere estructura, así que establecer categorías de documentos y luego archivarlos, manual o electrónicamente garantizará que siempre tengas a la mano los comprobantes que necesitas y que no quede ninguno sin contabilizar. Archivar las facturas emitidas en orden secuencial. Cada factura tiene un número y registrarlas en ese orden, ya sean válidas o hayan sido anuladas, sirve para tener un mejor control de los ingresos. Si tu negocio no emite facturas sino solo tickets de compra, es indispensable registrar y archivar los cortes de caja diarios y los reportes que emiten las cajas registradoras. Revisar que la información coincida. Ya sean facturas o tickets de caja, todos los registros deben coincidir con el dinero ingresado en las cuentas de la empresa. Comprobarlo periódicamente ayudará a detectar errores a tiempo y facilitará la declaración de impuestos al final de cada periodo fiscal. Verificar los saldos en cuentas bancarias para confirmar los depósitos y asegurarse de que las salidas estén justificadas. Asimismo, llevar un control de los cheques emitidos y las transferencias electrónicas realizadas. Llevar un registro puntual de todas las adquisiciones y del manejo de la caja chica para controlar los gastos y llevar a cabo los trámites fiscales aplicables. Registrar oportunamente las deudas y verificar su pago a tiempo. Administrar la nómina de la empresa y registrar los pagos por todos los conceptos de remuneración, así como realizar las retenciones impositivas aplicables a tiempo. Registrar en la contabilidad solo las facturas emitidas a nombre de la empresa. Un error común es querer incluir comprobantes a nombre de los dueños, socios o empleados, pero esto puede acarrar engorrosos y costosos problemas fiscales. Custodiar debidamente los libros de ingresos y egresos para que solo las personas autorizadas puedan tener acceso a ellos. Conciliar mensualmente las cuentas bancarias y verificar la procedencia de los ingresos y el destino de los egresos, tanto para fines financieros de la empresa como para estimar correctamente los impuestos a pagar en cada periodo.
